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不管是公司扩大需要扩充办公环境,还是初创公司选择办公地点,企业HR都要面临办公室租赁的问题。企业将办公地点敲定之后,不可能直接入住,还需要仔细考虑许多需要注意的几点。例如办公楼的房产问题、物业管理、价格、装修等等。
办公室选址主要考虑的三大要素是地段、交通和周边配套设施,每个城市都有不同功能分区的地段位置,如政经区、商务区、商业区、生活区等等。而不同的公司也会有不同的选址需求,如:网络公司、软件研发公司选择二三线商区就可以了,但是银行、保险机构、律师事务所、会计师事务所、广告公司、咨询公司、商务代表处等服务类企业则更为适合一线商圈。因为这一些企业要大量接触客户,需要集聚效应,是不可分割的产业链。
以北京为例,一般网络公司都聚焦在处于四环、五环的地区,如五道口、中关村、上地、望京等地;而一些金融机构大多都在处于二环附近的国贸、金融街。
办公楼租金一般是按照每天每平方米来报价来定的。比如,北京国贸地区某办公楼的报价为“人民币20元/㎡/天”。有些办公楼是一个大产证,每一个具体的租赁部位不进行具体的产权分割,租赁的面积可以与开发商进行协商。
还有些写字楼被业主买下来,再进行租赁,这样的一种情况下已经做了产权的分割,租赁的面积和户型要提前看好,都是固定下来的。而租金没固定的计算方式,可以和房东协商按每天每平方米来报价还是按单月租金报价。
在办公楼租赁过程中,物业管理费是除租金之外最重要的一项费用。各个物业管理公司的收费往往有高有低,因此,在租赁办公楼时,应当事先明确物业管理费水平以及支付方式。
另外,还需要明确物业管理费所包含的具体服务内容。正常的情况下,物业管理费应包含公共部位和外墙的保洁、公共设施(如电梯等)的维护保修、公共部位水和电、上班时间的中央空调费以及保安管理费等。
办公室交付形态大都是毛坯房,当然有些会有简单的吊顶、地板等装修,但绝大多数租户均会对其进行再次装修。因此,出租人往往会给予租户一段时间来装修。由于租户在该段期间装修房屋,并不能实际使用房屋,出租人一般会免收最近一段时间的租金。但是,物业管理费和实际使用的水、电等费用不免。
营业执照问题在租赁合同中必须明确出租人可提供相关材料供承租人办理营业执照。
电话容量问题有一些老的办公楼可能会出现电话容量的限制,对于电话容量要求较大的企业,应当事先确认该问题。
租赁税费负担问题一般租赁产生的税费应由出租人承担,并由出租人交付租户租金发票。